Identifikasi Kebutuhan Pendampingan

Tiap bisnis atau usaha tentu memiliki masalah spesifik yang masing-masing memerlukan solusi penyelesaian yang spesifik pula. Untuk itu, diperlukan kejelian seorang pendamping untuk mampu mengidentifikasi permasalahan yang dihadapi oleh bisnis yang didampinginya secara tepat. Identifikasi masalah yang tepat akan menghasilkan solusi yang tepat pula. Sebaliknya, identifikasi masalah yang kurang tepat tentu akan membuat permasalahan yang ada menjadi lebih runyam.

Misalnya, dalam suatu bisnis terjadi masalah kesulitan cashflow sehingga pemilik bisnis merasa perlu mengajukan tambahan modal ke perbankan. Seorang pendamping bisnis yang berpengalaman tentunya tidak serta-merta mendukung pendapat pemilik bisnis tersebut, melainkan menganalisa terlebih dulu penyebab kesulitan cashflow yang dihadapi. Apakah benar-benar karena kekurangan modal ataukah karena masalah lain, seperti piutang yang terlalu besar, kebocoran di biaya operasional, karyawan yang kurang produktif atau masalah yang lain.

Untuk itu, langkah-langkah yang dilakukan seorang pendamping dalam mengidentifikasi masalah yang dihadapi bisnis atau usaha dampingannya, antara lain:

1. Mengumpulkan data

Sangat penting bagi seorang pendamping untuk mengumpulkan data selengkap-lengkapnya terkait masalah yang dihadapi dampingannya. Karena dari data inilah akan diketahui akar permasalahan dan akan menjadi acuan solusi pemecahan masalah. Semakin lengkap data yang terkumpul, semakin akurat informasi yang didapatkan.

Beberapa metode pengumpulan data yang bisa diterapkan dalam mengidentifikasi masalah bisnis atau usaha dampingan adalah:

1. Wawancara

Wawancara bisa dilakukan terhadap siapa saja yang terkait dalam masalah yang terjadi. Bisa pemilik bisnis, karyawan di bagian tertentu, pelanggan, supplier, dan sebagainya. Seorang pendamping sebaiknya mengajukan pertanyaan secara detil terkait permasalahan yang dihadapi bisnis dampingannya.

2. Observasi kondisi lapangan

Selain melakukan wawancara, seorang pendamping bisa mengkombinasikan metode pengumpulan data dengan melakukan observasi atau pengamatan langsung kondisi di lapangan. Hal ini tentunya bisa digunakan untuk memperkuat hasil wawancara.

3. Dokumentasi

Data tertulis atau dokumentasi merupakan sumber info yang sangat akurat untuk mengidentifikasi permasalahan yang terjadi dalam bisnis. Data ini bisa berupa catatan transaksi keuangan, catatan pembelian bahan baku, catatan penjualan dan sebagainya.

2. Mengolah informasi

Setelah semua informasi terkumpul, langkah yang harus dilakukan berikutnya adalah mengolah data-data tersebut menjadi sebuah informasi yang utuh tentang kondisi bisnis yang sebenarnya sehingga bisa disusun strategi penyelesaian masalahnya.

Seorang pendamping bisa mengolah dan mendalami data yang ada dengan mengacu pada pertanyaan-pertanyaan berikut:

1. Apa masalah sebenarnya
2. Kapan terjadinya
3. Di bagian mana terjadinya
4. Siapa person yang terlibat di dalamnya
5. Mengapa bisa terjadi
6. Apa saja opsi pemecahannya
7. Menyusun rencana solusi

Langkah selanjutnya setelah masalah teridentifikasi secara jelas adalah menyusun strategi untuk menyelesaikan masalah yang ada. Pendamping sebaiknya mengajukan beberapa alternatif solusi dengan memperhatikan faktor-faktor berikut:

1. Dapat dijalankan
2. Spesifik langkah-langkahnya
3. Terukur parameter capaiannya
4. Ada target waktu pelaksanaan
5. Hasil yang diharapkan tercapai
6. Mendiskusikan dengan dampingan

Eksekusi terhadap solusi yang ditawarkan pendamping tentunya memerlukan peran aktif dari dampingan, yaitu pemilik bisnis itu sendiri. Apalagi ini untuk kepentingan bisnisnya. Diskusikan dengan baik solusi yang direncanakan beserta seluruh langkah dan target waktunya dan pastikan pemilik bisnis memahami dengan benar penjelasan pendamping. Bila perlu, diskusi tersebut diikuti oleh beberapa personal dari jajaran manajemen sehingga semua orang yang berkepentingan memiliki pemahaman yang sama dari satu sumber (pendamping) mengenai solusi yang akan dijalankan.

5. Memonitor pelaksanaan rencana

Jangan lupa untuk melakukan monitoring dan evaluasi secara periodik terhadap pelaksanaan program penyehatan dan pengembangan bisnis yang dijalankan. Monitoring dan evaluasi ini tentunya mengacu pada rencana solusi yang telah dibuat, utamanya parameter capaian, target waktu dan hasil yang diharapkan. Hal ini tentunya dimaksudnya jika terjadi penyimpangan atau kendala yang terjadi dapat segera diketahui dan diluruskan kembali ke jalur yang benar.